Штраф за отсутствие книги учета трудовых книжек

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек: штраф или нет

Подскажите, пожалуйста, уважаемые коллеги, что будет, если при проверке Гострудинспектор обнаружит, что в отделе кадров не вели книгу учёта движения трудовых книжек. За это предусматривается какой-нибудь штраф или нет?
В данном случае будет нарушением трудового законодательства тот факт, что в организации не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Проанализируем действующее законодательство.

Так, в соответствии с п.40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии же с п.41 тех же Правил, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как видно, данные нормы имеют императивный характер, то есть обязательный, а не говорят о том, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее может вестись, а может и не вестись.
Согласно тем же Правилам, формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
Как правило, при проверках трудовые инспектора требуют предоставить обе эти книги, и их отсутствие, в большинстве случаев, расценивается как нарушение трудового законодательства. Санкции же за нарушения трудового законодательства установлены в ст.5.27 КоАП РФ. В силу этой статьи, нарушение законодательства о труде и об охране труда —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Журнал учета трудовых книжек: образец 2018

Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.

Читайте в нашей статье:

Требования к учету трудовых книжек

Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них.

Скачать документы из статьи:

Для четкого отслеживания движения документов закон обязывает предприятия вести «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пост. Правительства №225 от 16.04.2003). В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете.

Учёт кадровой документации обязателен для всех без исключения работодателей.

Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек

Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от 10.10.2003, содержащая 13 граф.

Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от 1974 г с 14-ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца.

За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году не представляет особой сложности, поскольку структура ее довольно проста и понятна. Достаточно лишь придерживаться общих правил.

Графа 1. Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.

Графы 2, 3, 4. Дата (день-месяц-год, только цифрами). Во избежание недоразумений при проверке, здесь правильнее вписывать дату по приказу.

Графа 5. ФИО сотрудника – полностью, разборчиво

Графа 6. Реквизиты документа, в отношении которого произошло событие. Если происходит выдача нового документа, предварительно нужно проверить, зафиксирован ли он в приходно-расходной книге.

При приеме от сотрудника уже заполненного на другом месте трудоустройства бланка с вкладышем, регистрируется только трудовая книжка.

Графа 7. Вакансия сотрудника по штатному расписанию.

Графа 8. Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.

Графа 9. Реквизиты распоряжения, являющегося основанием события.

Графа 10. Подпись лица, осуществившего прием/выдачу и внесшего в ведомость запись.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Графа 11. Взнос, уплаченный служащим за бланк документа. Если оплата имела место, ее размер прописан в документе-основании. При бесплатном предоставлении — прочерк.

Графа 12. Дата выдачи на руки — совпадает с датой увольнения. Если выдача лично в руки невозможна, документ отправляется почтой с отметкой о реквизитах уведомления.

Графа 13. Роспись служащего в получении.

Книга ведется до полного окончания места для записей.

Кто должен вести и заполнять

Согласно закону, ведет и заполняет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2018 году назначенный служащий кадрового отдела. Если такового не имеется, обычно эта функция передается другой службе, чаще всего, бухгалтерии. В небольших фирмах ведением занимается лично директор.

Как правильно оформить

Два главных правила оформления журнала регистрации трудовых книжек:

Оба действия выполняются до начала заполнения книги. Начать стоит с оформления титульного листа, но здесь все предельно просто – вписывается номер тома и дата начала. Остальные данные вносятся тогда, когда журнал будет окончен.

В готовом журнале странички уже пронумерованы, если же используется самодельный (соблюдающий установленную форму), то нумеруется каждая страница. В следующем томе будет продолжаться нумерация из предыдущего.

По окончании книги она продолжает храниться у кадровика, поскольку многие сведения должны быть под рукой. За ненадобностью передается в архив, где хранится 75 лет (согласно п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать

Как прошить и опломбировать

Прошивается журнал при помощи полиамидной нити, банковского шпагата через предварительно сделанные отверстия. Концы выводятся на обороте обложки и заклеиваются контрольным листком с указанием количества листов и визой руководителя. Подробнее о прошивке читайте здесь.

Опломбировать контрольный листок надо сургучной печатью, голограммой или пломбой.

Не скрепите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сургучной печатью или пломбой — не сможете доказать достоверность ее содержания. Инспектор обратит внимание на это нарушение и оштрафует компанию.

Как исправить ошибки

Ошибки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них крайне нежелательны, тем более, что в законодательных актах нет пояснений по их исправлению. Основываясь на практике кадровиков, можно сказать, что оптимальным способом будет внесение ниже ошибочной записи в этой же графе отметки о том, что запись недействительна и текста правильной записи.

Никаких зачеркиваний делать не нужно. Каждое исправление заверяется автографом сотрудника, который его сделал, проставляется дата.

Ответственность за отсутствие

Ответственность за неведение книги учета трудовых книжек предусматривается ст.5.27 КоАП. Штрафы могут быть весьма существенными:

  Алименты на двух детей в долях

Книга учета трудовых книжек

Порядок учета поступления и выбытия трудовых книжек сотрудников предприятия

Согласно нормам и правилам на каждом предприятии ведется учет движения всех документов. Эти правила касаются не только отдела бухгалтерии и канцелярии, но и также отдела кадров. При трудоустройстве в организацию на каждого работника заводится личное дело с данными и сведениями о работнике. Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

С целью учета трудовых книжек, а также приобретенных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Напомним, что в соответствии с требованиями пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, предприятием в обязательном порядке издается приказ: Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбировывается и скрепляется сургучной печатью.

Книга учета представляет собой журнал, при развороте имеющий тринадцать граф с пунктами для внесения определенных сведений. Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, аккуратно и разборчиво. Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

  1. Графа 1. «Регистрационный номер №» нарастающий из года в год.
  2. Графы 2 – 4. «Дата о приеме» о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.
  3. Графа 5. «имя, отчество и фамилия» работника полностью.
  4. Графа 6. «серия и номер» При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.
  5. Графа 7. «Должность» указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.
  6. Графа 8. «Подразделение, отдел или сектор учреждения» для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.
  7. Графа 9. «Реквизиты документа о принятии на работу» при этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.
  8. Графа 10. «Подпись» проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.
  9. Графа 11. «Стоимость» заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.
  10. Графы 12, 13. «Дата и подпись» заполняется при получении документа после увольнения работника.

Что такое вкладыш?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее подшивается вкладыш утвержденной формы, для дальнейших записей трудовой деятельности.

Приходно-расходная книга (ПРК)

Приходно-расходная книга используется для внесения данных о приобретении и выдаче трудовых книжек и вкладышей сотрудникам. Главное значение приходно-расходной книги, это контроль затрат организации на этот вид продукции. Приобрести книгу можно в канцелярии или книжных магазинах в специальных отделах продукции ФГУП «Гознак». Приходно-расходная книга относится к категории особо важных обязательных документов, что определяет требования к ней. Каждый журнал начинается с новой нумерации. Приходно-расходную книгу ведет ответственное лицо.

Требования к ведению книги учета трудовых книжек и приходно-расходной книги

Журнал должен быть прошит, прошивка должна быть сделана так, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала; с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Печать должна частично попадать на бумагу, нить и сам журнал. Также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров; на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью). Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

Кто назначает ответственное лицо для ведения книги учета трудовых книжек и приходно- расходной книги

Руководитель организации назначает сотрудника ответственным лицом по ведению регистра (ПРК и книга учета трудовых книжек) путем издания приказа или распоряжения. В небольших организациях этими обязанностями может справляться бухгалтер. Все записи в книге заносятся аккуратно и разборчиво.

Форма приходно-расходной книги, как правильно вносить записи

Форма приходно-расходной книги имеет стандартный вид учета реестра, утвержденной Правительством РФ. Приобретают бланки в ГОЗНАКе или у официальных дистрибьюторов, факт покупки оформляется договором. Передача производится по заявке специалиста кадрового отдела, составляемой в вольной форме с указанием необходимого количества. На первой титульной странице книги указывается название компании, как это написано в уставе, и номер контрольной пломбы. Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги. Последующие страницы книги разделены на 12 граф. Рассмотрим подробнее, что указывается в каждой графе:

  1. Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.
  2. Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.
  3. Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).
  4. Графа 6. «Основание». Вписываются сведения о документе, на основании которого были получены или отпущены бланки. Например: «Накладная № 345 от 30.09.2015» или «Заявка от 28.09.2015 № 3».
  5. Графы 7, 8, 9. «Приход». Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера.
  6. Графы 10, 11, 12. «Расход». В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

Пробелов в колонках не должно быть, если отсутствует информация, ставится прочерк.

Исправления ошибок

Записи, внесенные в книгу чета с помарками или неточностями, не допустимы. В случаи допущенной ошибке, неправильная запись зачеркивается одной линией, чтобы запись можно было разобрать, а на следующей строке указывается правильная запись.

  • В основном записи в книге учета трудовых книжек и вкладышей ведет кадровый отдел, а приходно- расходную книгу финансовый отдел.
  • В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Любая компания или ИП не должны забывать о правильном ведении своей документации, и должным образом заполнять книги учета на предприятии.

Пломбировка книги учета трудовых книжек

Добрый день, согласно Постановления 225 от 16.04.2003 г. п.41 вы должны скрепить книгу учета сургучной печатью или опломбировать, но не наклеенным листочком с печатью организации.

п. 41 Правил N 225 от 16 апреля 2003 г. «О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ»
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Из Консультанта
Далее нужно завести книгу учета в следующем порядке.
1. Приобретите или изготовьте самостоятельно книгу учета по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
2. Подготовьте книгу учета к заполнению.
Укажите на первой странице фактическую дату начала ведения книги учета.
Затем пронумеруйте страницы книги учета, прошнуруйте ее прочными нитками и заверьте подписью руководителя организации (абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
После этого концы нитей на оборотной стороне книги учета необходимо скрепить сургучной печатью или пломбой, которые можно приобрести в канцелярских магазинах и на почте. Указанными Правилами не установлены требования к оттиску сургучной печати или виду пломбы
.

Важно! Использовать вместо сургучной печати или пломбы бумажную наклейку с печатью работодателя нельзя, так как абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает такой вариант скрепления книги учета.

Вопрос: Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто должен заверить ее своей подписью (директор или заместитель директора по кадрам)?

  Рассчитать налог с продажи квартиры

Ответ: В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы. Книга учета движения трудовых книжек должна содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также должна быть удостоверена сургучной печатью организации.
При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.

Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила N 225).
В соответствии с п. 40 Правил N 225 с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п. 41 Правил N 225, где говорится, что вышеперечисленные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок.
По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает, исходя из сложившейся практики, и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.
Исходя из ст. ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Закон N 82-ФЗ), организации вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, что дает право организации отказаться от использования круглых печатей.
Обязанность по заверению книги учета движения трудовых книжек предусмотрена только подзаконными актами, хотя и принятыми во исполнение норм ТК РФ. Однако организации независимо от форм собственности должны использовать печати только в случаях, установленных федеральным законом, и в случае отказа организации от использования печати предполагаем, что можно заверить книгу учета круглой печатью отдела кадров либо любой другой печатью, которая будет содержать все необходимые сведения об организации. Данное мнение отражается и в Письме Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1, согласно которому можно использовать печати кадровой службы, другую печать работодателя, содержащие информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.
В другом Письме Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1 высказано мнение, что в связи с изменениями, внесенными Законом N 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность указанных обществ использовать печать может устанавливаться только федеральным законом. Это следует из положений абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 16 Закона N 82-ФЗ.
Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Таким образом, по мнению Роструда, требование заверять печатью записи в трудовой книжке следует считать обязательным.
В соответствии с абз. 4 п. 41 Правил N 225 книга заверяется руководителем организации, соответственно, заместитель директора по кадрам не правомочен заверять данную книгу.
Ранее судебные органы также придерживались мнения, что, если книга учета движения трудовых книжек не пронумерована, не прошнурована, не заверена подписью руководителя организации и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, это нарушает требования ст. 87, ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Суд указал, что в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях для привлечения к административной ответственности по данной норме достаточно наличия в действиях заявителя любого нарушения требований трудового законодательства, установленного и подтвержденного материалами дела об административном правонарушении (Постановление ФАС Московского округа от 13.12.2006, 20.12.2006 N КА-А40/12174-06 по делу N А40-43990/06-121-230).
Таким образом, по нашему мнению, учитывая длительный срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — 75 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), следует предусмотреть при ее оформлении твердую обложку, листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты, содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, а также она должна быть скреплена сургучной печатью организации при ее наличии.
При отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения.

В.Г.Панфилова
ООО «М-СТАЙЛ»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
02.11.2015

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2015, N 1

ОПЛОМБИРОВАНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.

Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.
К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книги учета). Так, в п. п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила) установлены основные требования к ним.
———————————
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):
— пронумерованы;
— прошнурованы;
— заверены подписью руководителя организации;
— скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, кадровые работники) «спотыкаются».
А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.

Примечание. О повышении размера штрафов с 01.01.2015 см. статью «Новые штрафы за нарушение трудового законодательства» на с. 36 журнала N 12, 2014.

Судебная практика. Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.
Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу N 11-24946).

Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и абз. 2 п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).

Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги, установленный п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), составляет 75 лет.
Для остальных кадровых (и не только) многостраничных документов требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании не обязательно, но иногда целесообразно, дабы защитить их, например, от несанкционированной замены или потери листов. К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например, по охране труда), книги учета и т.д.
Рассмотрим оба способа защиты документа, отметив, что выбор конкретного способа остается за работодателем.

  Судебные приставы г можга

Скрепление сургучной печатью

Главное назначение сургучной печати — подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.

К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение «за семью печатями».
Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием «испанский воск». Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI в. один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.
Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.
В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.
В XX в. сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.

Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.
В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:
1) для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров;
2) печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой;
3) печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно.
Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например:
— наименование работодателя;
— ИНН, ОГРН;
— словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст. 1477 ГК РФ);
— иное изображение, позволяющее установить принадлежность печати работодателю.
Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.
Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом. Образец оформления подобного приказа см. в примере 1.

Пример 1. Приказ об утверждении эскиза сургучной печати.

│ Об утверждении эскиза сургучной печати
│ В целях исполнения требований действующего трудового законодательства

│ ПРИКАЗЫВАЮ:
│ 1. Утвердить эскиз сургучного оттиска (приложение).
│ 2. Начальнику отдела кадров Оськиной М.Н. организовать изготовление
│ печати (пломбира), предназначенной для сургучных оттисков, за счет
│ средств ООО «Логос».
│ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного
│ бухгалтера Широкова Д.А.

│ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин

│ С приказом ознакомлены:
│ главный бухгалтер Широков Д.А. Широков 12.01.2015
│ начальник отдела кадров Оськина М.Н. Оськина 12.01.2015
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После изготовления печати издается приказ в произвольной форме о введении в действие сургучной печати, в котором целесообразно отразить место ее хранения, должностных лиц, имеющих право пользования сургучной печатью, порядок пользования, а также перечни документов, которые необходимо скреплять такой печатью (пример 2).

Пример 2. Приказ о введении печати в действие.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью «Логос»

│ ПРИКАЗ
│ 20.01.2015 N 12

│ Москва
│ О введении в действие печати

│ В связи с исполнением приказа от 12.01.2015 N 5 и изготовлением
│ печати (пломбира), предназначенной для скрепления документов
сургучными оттисками,

│ ПРИКАЗЫВАЮ:

│ 1. Ввести в действие с 21.01.2015 печать (пломбир), предназначенную
│ для изготовления сургучных оттисков (далее — сургучная печать).
│ 2. Местом хранения сургучной печати определить несгораемый шкаф,
│ расположенный в кабинете начальника отдела кадров.
│ 3. Право пользования сургучной печатью предоставляется следующим
│ работникам:
│ — главному бухгалтеру Широкову Д.А.;
│ — начальнику отдела кадров Оськиной М.Н.;
│ — специалисту отдела кадров Болдыревой Ю.Б.
│ 4. Использовать сургучную печать при оформлении книги учета
│ движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги
│ по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Перечень не является
│ исчерпывающим и может изменяться в соответствии с приказом
│ (распоряжением) ООО «Логос».
│ 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
│ начальника отдела кадров Оськину М.Н.

│ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин

│ С приказом ознакомлены:
│ главный бухгалтер Широков Д.А. Широков 20.01.2015
│ начальник отдела кадров Оськина М.Н. Оськина 20.01.2015
│ специалист отдела кадров Болдырева Ю.Б. Болдырева 20.01.2015
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.

Скрепление пломбой (опломбирование)

Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое «пломба» и что можно использовать в качестве пломбы.
В нормативных актах само понятие «пломба» не определено.

К сведению. Слово «пломба» происходит от латинского plumbum — «свинец».
В словаре С.И. Ожегова дается следующее определение понятия «пломба» — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

Отметим, что происхождение и словарное определение слова «пломба» не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.
При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба:
— персональную идентификацию;
— одноразовое действие;
— обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа;
— индикацию вмешательства;
— сдерживание от проникновения.
Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.
Ведь в п. 3.1 данного Стандарта установлено, что пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах проникновения.
Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.
Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.
Рассмотрим особенности данного вида пломб:
— она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;
— на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;
— как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;
— о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;
— по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.
Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.

К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб:
— перед нанесением пленки необходимо очистить поверхность от грязи и пыли и произвести ее обезжиривание;
— далее надо снять с пломбы бумажную ленту, наклеить пленку на рабочую поверхность в контрольной зоне и как следует разгладить, чтобы предотвратить образование воздушных пузырей;
— после этого заполнить заверительную надпись.

Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку.
Учитывая, что пленочные пломбы — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, целесообразно вести журнал учета движения пломб
В заключение напомним, что невыполнение требований, установленных трудовым законодательством, является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ с 01.01.2015 штраф, налагаемый на организацию, составляет от 30 000 до 50 000 руб., а на должностное лицо — от 1000 до 5000 руб.
Ю.Титова
Преподаватель, юрист, эксперт журнала
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Подписано в печать 17.12.2014