Кадровый пакет документов

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов :

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. «

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросите согласие на перепечатку по e-mail

Основные документы кадрового делопроизводства

В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.

Основные документы кадрового делопроизводства – это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.

Классификация документов

Документооборот предприятия регламентирован законом №152-ФЗ, где описаны требования о хранении персональных данных сотрудников. Нормы ведения журнала учета, бланков и вкладышей описаны в Постановлении №225.

Документы по уровню обязательности:

  • Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
  • Документы, которые носят рекомендательный характер.
  • Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

  • Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
  • Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

  • Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
  • Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
  • Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
  • Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
  • Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Обязательные документы

Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.

К обязательным документам относится:

  • Штатный график (ст. 15 ТК РФ).
  • Трудовой договор (ТД).
  • Приказ о принятии на работу (форма № Т-1).
  • Карточка (личное дело) сотрудника (форма № Т-2).
  • Приказы об изменении должности сотрудников (форма № Т-5).
  • Распоряжения по отпускам (форма № Т-6).
  • График отпусков (форма № Т-7).
  • Приказ о расторжении или прекращении ТД или трудового контракта с работником (форма № Т-8).
  • Документ учета рабочего времени (форма № Т-13).
  • Документы расчета оклада и бонусов работникам (форме № Т-12).
  • Правила распорядка труда на предприятии.
  • Акты по требованиям и отчетам охраны труда, которые составляются на основании правил и инструкций по ОТ РФ.

Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.

Требования к хранению кадровых документов

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по охране труда может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ. При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Статья 13.20 КоАП РФ диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

  Образец заявления сотрудника на отпуск

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ. Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах (подробнее об этом читайте в статье «Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство» ).

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
Важно! Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность ( ст. 234 ТК РФ ).

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы ( ст. 15 , 57 ТК РФ ).
Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать их или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.
Важно! Хотя должностные инструкции относится к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. ( ст. 189 ТК РФ ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании ( Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ , ст. 88 ТК РФ ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласие на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. ( ст. 13.11 КоАП РФ ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. ( ст. 135 ТК РФ ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

  Заявление с 3ндфл в налоговую

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ст. 91 ТК РФ ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Какой перечень кадровых документов должен находится в компании при ее формировании?

Работаю в компании в должности менеджера по персоналу. Опыт в работе маленький. В компании большая запущенность документации. Хотелось бы узнать, какой перечень документов должен находится в компании при ее формировании. Как формировать личные дела сотрудников работающих по совместительству?

Да, конечно работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

Все документы можно разделить на несколько групп, которые мы бы рекомендовали при ведении кадрового делопроизводства:

1. Локальные нормативные акты:

2. Организационные документы:

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

Формирования личных дел, работников работающих по совместительству, необходимо формировать в порядке, установленном для ведения кадрового делопроизводства, т.е в том же порядке как и работника, работающего на основном месте работы. В личном деле, кроме документов, предусмотренных ст. 283 ТК РФ, должны быть: копия трудового договора; приказ (распоряжение) о приеме на работу; другие документы, определяющие характер трудовых отношений между работодателем и совместителем. Сведения о работе по вносятся в трудовую книжку только по желанию работника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ и п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2018 году?

Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля

Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:

  1. Локальные нормативные акты:
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • правила охраны труда работников.
  1. Распорядительные документы:
  • приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
  • распоряжения.
  1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
  • трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2017-2018»);
  • трудовые книжки;
  • книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • график отпусков;
  • личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях

Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.

К ним могут относиться:

  • коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
  • положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
  • график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
  • должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
  • положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
  • журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий

Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:

  1. Численность сотрудников — не более 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 федерального закона «О развитии…» от 24.07.2007 № 209).
  2. Максимальный годовой доход — 120 млн руб. (постановление Правительства РФ «О предельных значениях…» от 13.07.2015 № 702).

Согласно положениям ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия вправе не составлять:

  • график сменности;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о премировании;
  • иные локальные нормативные акты, регулирующие правоотношения, возникающие между работником и работодателем.

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.

Последствия несоблюдения правил кадрового документооборота

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

Таким образом, перечень кадровых документов, обязанность по ведению которых возлагается на работодателя, определяется отдельными нормами трудового законодательства. При этом микропредприятия освобождаются от необходимости составления ряда документов при условии, что порядок решения регулируемых ими вопросов зафиксирован в трудовых договорах, заключаемых с работниками.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  • Инструкция по технике безопасности.
  • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
  Договор на совместное воспитание ребенка

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  • альбом форм документов по учету кадров;
  • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  • положение о персонале;
  • коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

  • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  • о приеме работника на работу – форма Т-1;
  • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  • о поощрении работника – форма Т-11;
  • о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  • о совмещении должностей (профессий);
  • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  • о возложении взысканий;
  • о досрочном снятии взысканий;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разряда;
  • о привлечении к сверхурочным работам;
  • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  • о дежурствах;
  • об установлении или снятии персональных надбавок;
  • об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о внесении изменений в штатное расписание;
  • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  • командировочное удостоверение – форма Т-10;
  • служебное задание – форма Т-10а;
  • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

  • простейший – в журналах;
  • более совершенный – с помощью картотеки;
  • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  • Сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.