Договор использования личного имущества в служебных целях

Компенсация за использование личного авто в служебных целях освобождается от налогообложения в пределах установленных правительством норм

В рассмотренном примере в трудовом договоре с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 тыс. руб. в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы: облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как она учитывается при исчислении налога на прибыль?

Эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант» разъяснили, что организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли. Это можно сделать в пределах норм, установленных правительством. А также можно не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора. Освобождение от налогообложения можно применить только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. При этом расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

Необходимо также учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Напомним, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 Трудового кодекса). Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (письмо Минфина России от 21 ноября 2016 г. № 03-03-06/1/68362).

В то же время при использовании личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275).

В свою очередь расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных нормативным актом правительства (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо Минфина России от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

При этом организация также должна иметь в наличии документы:

  • подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
  • подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письмо Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076).

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас.

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
  • для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
  • для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов ( ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 , п. 1 ст. 224 , п. 1 ст. 226 НК РФ).

Должен ли арендодатель платить НДФЛ с дохода от сдачи имущества в аренду? >>>

Как использовать имущество сотрудника в работе

Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролёрами.

Всего есть два способа оформления имущественных взаимоотношений с работником: аренда и компенсация.

Организация может заключить с сотрудником договор аренды на использование его личного имущества. В договоре оговаривается величина арендной платы. Для обоснованности расходов руководитель может издать приказ о необходимости использования имущества для выполнения трудовых обязанностей. Таким образом, организация без проблем сможет учесть арендную плату в расходах УСН на основании п.1 пп.4 ст.346.16 НК РФ.

Дополнительные затраты, связанные с использованием имущества, например, затраты на ГСМ, на мобильную связь, также списываются в расходы; для подтверждения используются чеки, путевые листы, детализация по счету на услуги мобильной связи.

Организация может компенсировать работнику затраты, связанные с использованием имущества в служебных целях. Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций и порядок их установления при использовании личного имущества работника в служебных целях, поэтому МинФин РФ советует руководствоваться Трудовым Кодексом. Согласно ст. 188 Трудового кодекса, должно быть оформлено письменное соглашение с определением размера компенсационной выплаты, поэтому документов нужно будет оформить побольше:

  • дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, какое имущество используется, порядок и срок его использования, определяется размер и порядок выплаты компенсации;
  • документы, подтверждающие право собственности сотрудника на указанное имущество;
  • документы, обосновывающие расчёт суммы компенсации: например, приказ о назначении компенсации;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации: например, приказы, путевые листы;
  • приказ о выплате компенсации сотруднику.

От сотрудника также запросите документы, подтверждающие расходы, например, чеки, путевые листы, детализацию по счету на услуги мобильной связи.

Совет: сумму компенсации нужно рассчитать

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций, а Трудовой предоставляет установление размера компенсации соглашением сторон, это не значит, что размер выплаты можно определить «пальцем в небо», компенсацию нужно рассчитать и расчет суммы выплаты сохранить у себя, на всякий пожарный. В расчет компенсации включаются выплаты за износ имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Компенсация и УСН

В расходах УСН можно учитывать только компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника и то в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. При это нормы уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Поэтому учитывать их в расходах УСН уже не получится. Это подтверждал Минфин в письмах от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789.

  Отчет по учебной практике адвоката

Компенсация другого имущества статьей 346.16 НК РФ не предусмотрена. Поэтому в таких случаях есть смысл заключить с сотрудником договор аренды. В размер арендной платы можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества. Получится, что вместо компенсации сотруднику вы будете платить арендную плату и учитывать её в расходах УСН.

Страховые взносы с выплат работнику

Компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами.

С арендной платы страховые взносы тоже не платят. Сложности есть только с арендой автомобиля.

Есть два вида договоров аренды: с экаипажем и без. В первом случае сотрудник управляет автомобилем сам, а во втором только даёт компании в аренду. Договор аренды с экипажем — смешанный, то есть в нем есть элементы двух видов договоров: аренды и оказания услуг. Поэтому с вознаграждения за услуги нужно заплатить страховые взносы. Если в договоре четко не прописано, сколько составляет арендная плата, а сколько — выплата за управление автомобилем, то придётся заплатить страховые взносы со всей суммы, указанной в договоре.

Важно: заключить договор аренды с экипажем можно только с сотрудником — индивидуальным предпринимателем, у котрого есть свои сотрудники: шофёр и механик.

Если сотрудник — непредприниматель, но автомобилем всё же управляет, в место договора аренды с экипажем заключите с ним два отдельных договора. Один — об аренде без экипажа, а второй — на услуги по управлению и технической эксплуатации. С выплат по договору услуг нужно будет заплатить взносы, ведь это обычный договор ГПХ.

НДФЛ с выплат работнику

С компенсации НДФЛ платить не нужно. Это подтвердил Минфин в своих письмах от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600 и от 20.04.2015 № 03-04-06/22274. В разъяснениях четко сказано, что вся сумма компенсации сотруднику, выплаченная в связи с использованием его имущества в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса. Кстати, не стоит пренебрегать документами, подтверждающими использование имущества сотрудника в служебных целях и подтверждающими право собственности сотрудника на имущество. Минфин отметил в письме, что они обязательны.

Такое внимание уделено документам, подтверждающим собственность, потому что, если сотрудник использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то НДФЛ нужно удержать (об этом есть более раннее письмо ФНС от 25 октября 2012 г N ЕД-4-3/[email protected]). Автомобиль, который зарегистрирован на супругу работника, признаётся личным, т.к. имущество в браке является совместной собственностью, и в таком случае компенсация НДФЛ не будет облагаться при условии, что автомобиль приобретен супругами в браке.

С аренды фирма обязана удержать НДФЛ как налоговый агент.

Использование личного автомобиля в служебных целях: как всё оформить

Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации – наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

  • Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
  • Арендовать автомобиль у работника.
  • Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
  • Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Объем двигателя

легкового автомобиля

Норматив, руб./мес.

Основание

До 2000 см3 включительно

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (в ред. от 09.02.2004; далее – Постановление № 92)

Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

  • расходы на ГСМ;
  • расходы на ремонт автотранспортного средства;
  • расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Е.Н. Селянина,
аудитор

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2016.

Личное имущество в служебных целях

Оплачивать использование личного имущества сотрудника в служебных целях можно по-разному. Есть два распространенных способа – оформить с ним договор аренды и выплачивать ему компенсацию в рамках трудового договора. Оба способа применяются одинаково широко. Но порядок оформления, учет и налогообложение у них разные.

Зачастую для компании намного выгоднее и удобнее воспользоваться имуществом, принадлежащим сотруднику, чем приобретать его в собственность (кроме автомобиля, это может быть мобильный телефон, факс, компьютерная техника и др.). Если, конечно, человек согласен. Но ведь и для сотрудника подобное соглашение с работодателем является возмездным, а значит материально привлекательным. Выплачивать сотруднику вознаграждение законодательство разрешает. Это можно делать в рамках договора аренды и в рамках трудового договора с сотрудником.

Аренда личного имущества сотрудника

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

Одно из условий действительности договора аренды – это документальное подтверждение факта собственности имущества (п. 2 ст. 611 ГК РФ). Имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т. п.), если иное не предусмотрено договором. Естественно, если эти документы у работника есть, то их следует приложить к договору. Если же их нет, то при составлении договора аренды необходимо отдельным пунктом прописать, что передача подтверждающей приобретение имущества документации в данном случае не предусматривается.

В договоре нужно подробно расписать характеристики имущества и указать стоимость, по которой сотрудник-арендодатель оценил свой объект.

При заключении договора аренды необходимо составить акт приема-передачи имущества от сотрудника к работодателю. При его окончании или расторжении следует составить документ обратного содержания, подтверждающий переход права собственности от организации к работнику.

Арендованное имущество в бухгалтерском учете следует учитывать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

В рамках договора аренды работодатель-арендатор обязан оплачивать все расходы по содержанию и текущему ремонту арендованного имущества (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Эти расходы формируют расходы по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99).

А арендные платежи отражают в бухгалтерском учете по дебету счетов учета расходов или счета 44 «Расходы на продажу» (если это предприятие торговли) в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Организация арендует у сотрудника компьютер, оцененный в соответствии с документами на его приобретение в 30 000 руб. В договоре аренды предусмотрена ежемесячная арендная плата в сумме 1000 руб. В июле организация оплатила ремонт компьютера в сумме 590 руб., в том числе НДС.

В учете организации сделаны следующие бухгалтерские проводки.

В момент принятия на учет арендованного компьютера:

– 30 000 руб. – принят на забалансовый счет компьютер.

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 73

– 1000 руб. – начислена арендная плата за использование компьютера сотрудника.

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 73

– 1000 руб. – начислена арендная плата за использование компьютера сотрудника;

ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет»

– 590 руб. – оплачен счет за ремонт компьютера;

– 500 руб. – отражена в расходах стоимость ремонта компьютера;

ДЕБЕТ 19 «НДС по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 60

– 90 руб. (590 руб. Х 18% : 118%) – отражена сумма НДС, перечисленная поставщику.

Налог на прибыль

Сумму арендной платы можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Расходы по содержанию арендованного имущества также признаются в целях налогообложения прибыли, поскольку поддержание объекта аренды в исправном состоянии в соответствии с законодательством является непосредственной обязанностью арендатора и главной особенностью договора аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

  Какие пособия платят матерям одиночкам

К расходам в целях налога на прибыль, исходя из условий примера 1, организация может относить ежемесячно 1000 рублей, а в июле сумма налоговых расходов составит 1500 руб. (1000 + 500).

Доходы, полученные сотрудником от сдачи в аренду своего имущества, облагаются налогом на доходы физических лиц. Об этом прямо сказано в подпункте 4 пункта 1 статьи 208 и в пункте 1 статьи 209 Налогового кодекса РФ.

Организация при этом является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ). Расчет НДФЛ производят по налоговой ставке 13 процентов, если сотрудник является налоговым резидентом, или 30 процентов, если он резидентом не является (ст. 224 НК РФ). Удержать начисленную сумму налога следует непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что сотрудник-арендодатель является налоговым резидентом.

Ежемесячно в отношении НДФЛ с арендной платы, выплачиваемой сотруднику, бухгалтер должен делать такие проводки:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 130 руб. (1000 руб. Х 13%) – удержана сумма НДФЛ с арендной платы, причитающейся сотруднику;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50 «Касса» (51)

– 870 руб. (1000 – 130) – выплачена арендная плата работнику за вычетом суммы НДФЛ.

ЕСН, взносы в ПФР и «по травме»

Единый социальный налог и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ с суммы арендной платы, причитающейся сотруднику, организация начислять не должна. Этот вывод можно сделать на основании пункта 1 статьи 236 НК РФ, где сказано, что объектом налогообложения признают выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг. Получаемая сотрудником арендная плата выплачивается не по трудовому договору и не является платой за труд, а следовательно, ЕСН и взносами в ПФР не облагается.

Не нужно начислять и взносы «на травматизм» (п. 22 перечня выплат, на которые не начисляются взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Главное – не переусердствовать

Договор аренды привлекателен тем, что предприятие может арендовать у работников любое имущество. Заметим, что с помощью таких договоров можно экономить на большинстве зарплатных налогов и увеличивать налоговые расходы. Однако не следует забывать о том, что основным условием признания расходов при расчете налога на прибыль является их производственная необходимость и экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А слишком большое количество в организации таких договоров непременно привлечет внимание контролеров. Разумеется, они захотят увидеть и само это имущество. Поэтому нужно, чтобы арендуемый объект оказался в нужное время в нужном месте.

Другим широко распространенным способом оформить взаимоотношения работника и организации об использовании в производственных целях принадлежащего ему имущества (а также и сэкономить на зарплатных налогах) является компенсация стоимости (износа, амортизации) и расходов, понесенных им в связи с эксплуатацией данного имущества.

Статья 188 Трудового кодекса РФ предписывает делать это. А природа данной выплаты предусматривает, что за ее счет работник самостоятельно несет все расходы по содержанию имущества, за которое получает компенсацию (ремонт, страховка и т. д.).

Соглашение с сотрудником о выплате компенсации

Специальной формы договора об использовании имущества сотрудника с условием выплаты ему компенсации законодательством не предусмотрено. Однако в статье 188 Трудового кодекса РФ говорится, что размер такой компенсации определяют соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Поэтому уместно отразить взаимоотношения работника и работодателя в трудовом договоре, если при его заключении уже известно, что личное имущество работника будет использоваться в производственных целях. Если же подобная ситуация возникла неожиданно, то тогда нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение.

ОТ РЕДАКЦИИ

Внести в трудовой договор сотрудника условие о выплате компенсации за использование его личного имущества в производственных целях нужно обязательно. Лишь подробное отражение всех условий ее выплаты (сроки, суммы) в трудовом договоре позволит организации учесть эту трату при расчете налога на прибыль (в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ)). Об этом сказано в письме Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61.

Как правило, компенсацию выплачивают вместе с заработной платой на основании приказа руководителя организации. Этот документ можно составить следующим образом.

От 1 июня 2008 года

На основании статьи 188 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить Скворцову Вячеславу Петровичу ежемесячную компенсацию за использование его личного принтера в служебных целях в размере 1000 (Одна тысяча) рублей.

2. Выплачивать Скворцову В.П. компенсацию начиная с 1 июня 2008 года

Основание: дополнительное соглашение от 1 июня 2008 г. № 1 к трудовому договору от 15 июня 2007 г. № 55.

Генеральный директор Рязанова О.Г. Рязанова

С приказом ознакомлен:

В бухгалтерском учете расходы по выплате компенсации за использование личного имущества в служебных целях являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Расходы по начислению компенсации за использование личного имущества в производственных целях отражаются по дебету счетов учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Размер таких компенсационных выплат Трудовой кодекс не ограничивает. Но Налоговый кодекс РФ связывает порядок начисления многих налогов на такие выплаты с «установленными нормами». Поэтому суммы могут быть любыми (разумными, конечно!), но при единственном условии – отражении в трудовом договоре. Это и можно считать установленной нормой.

Итак, сумма компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях в пределах норм при расчете налога на прибыль учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Зарплатными налогами она не облагается.

Иначе дело обстоит, если сумма фактической выплаты такой компенсации превысит сумму, оговоренную в трудовом договоре. Сумма превышения не войдет в налоговую базу по налогу на прибыль, с нее нужно будет удержать НДФЛ, начислить на нее взносы «на травматизм». Не нужно только начислять ЕСН и пенсионные взносы, поскольку эта сумма не формирует «прибыльную» базу (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Личное имущество в служебных целях

Иногда удобнее не покупать какое-то оборудование, а использовать то, что уже есть у сотрудников. Например, человек работает дома и использует свой компьютер, станок, швейную машинку или ездит по поручениям фирмы на собственном автомобиле. В любом случае фирма должна компенсировать подобные расходы. Давайте разберемся, как выгоднее оформить эти взаимоотношения, отразить их в учете и при налогообложении.

Когда фирма платит?

Обязанность возмещать сотрудникам расходы при использовании их личного имущества в интересах фирмы прописана в статьях 188, 310 Трудового кодекса. Согласно статье 164 Кодекса, компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Компенсацию нужно платить за использование и износ инструментов, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов. Размер и порядок выплаты таких компенсаций, возмещения расходов, связанных с использованием имущества, должны быть описаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Помимо выплаты компенсаций есть еще один вариант — заключить с сотрудником договор аренды на использование его имущества. Порядок налогообложения зависит от того, выберете вы выплату компенсации или арендную плату, а также от вида такого имущества.

Компенсации за использование личного транспорта

Налог на прибыль. Камнем преткновения при выплате компенсации за использование личного транспорта стали удивительно низкие суммы, которые можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Эти нормы установлены постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. » (см. таблицу).

Налоговики считают, что в эти суммы заложены и расходы на ГСМ, и ремонт, и страхование, и все прочие расходы, которые сопутствуют использованию транспорта. Значит, и списать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Поэтому если вы решите выплачивать сотруднику большую компенсацию, то суммы, превышающие утвержденные правительством нормативы, при расчете налога на прибыль учитывать нельзя.

Минфин в своем письме от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 указал, на что нужно обратить особое внимание при выплате компенсаций за использование личного транспорта. Так, при использовании для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов необходимы следующие документы:

  1. приказ руководителя фирмы, где необходимо указать размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  2. документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля и право управления им (копии, предпочтительно нотариальные):
    • свидетельство о регистрации транспортного средства;
    • ПТС;
    • копия доверенности (если работник управляет по доверенности);
    • водительское удостоверение.

В должностной инструкции и трудовом договоре с работником нужно обязательно указать, что работа носит разъездной характер.

Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце. Если в течение месяца работник был в отпуске, на больничном, в командировке или отсутствовал по иным причинам и автомобиль не эксплуатировался, то за эти дни компенсация не выплачивается. Аналогично выплачиваются компенсации совместителям — пропорционально отработанному времени.

И, конечно же, использование транспорта должно быть экономически обосновано, то есть соответствовать критериям признания расходов, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Обратите внимание, что в постановлении № 92 указаны нормы только по легковым автомобилям и мотоциклам. Налоговики считают, что фирма вообще не вправе учитывать при налогообложении прибыли иные компенсации за использование транспорта, кроме указанных в постановлении. Если вы решите платить сотруднику компенсацию за использование других видов транспорта (грузового, воздушного, речного и др.), включив эти суммы в прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК), связанные с производством, то готовьтесь отстаивать свою позицию в суде. На наш взгляд, все же выгоднее оформить подобные отношения через договор аренды.

ЕСН. Компенсационные выплаты в пределах законодательно установленных норм, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, ЕСН не облагаются (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Если же вы платите компенсацию больше, чем предусмотрено постановлением № 92, то апеллируйте к пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, в котором сказано, что если выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то и ЕСН они не облагаются. Такой вывод подтверждает письмо Минфина от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192.

То же самое касается и пенсионных взносов, так как база для их расчета аналогична базе по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

  Госпошлина за ликвидацию юридического лица

НДФЛ. В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса сказано, что налогом на доходы не облагаются компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей только в пределах законодательно установленных норм. Указывает на это и письмо Минфина от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84. Здесь чиновники вспомнили о постановлении № 92 и предложили воспользоваться его нормативами для исчисления НДФЛ: то есть все, что свыше норматива, обложить налогом. Но, правда, они и сами не отрицают, что установления специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения налогом на доходы физических лиц Кодексом не предусмотрено. Судьи же встают на сторону фирмы (постановление Президиума ВАС от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Интересные выводы содержит письмо Минфина от 24 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/129. Чиновники указали, что компенсации сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, не облагается ЕСН, НДФЛ. В то же время суммы компенсаций можно включить в состав расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль. Таким образом, если выплачивать сотруднику компенсацию за разъездной характер работы (а не за использование личного транспорта), соответственно подготовив необходимые документы (должностные инструкции, трудовые договоры, приказы), можно сэкономить на налогах.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на суммы компенсаций не начисляют в соответствии с пунктом 10 постановления правительства от 7 июля 1999 г. № 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».

УСНО. Фирмы-упрощенцы тоже могут платить сотрудникам компенсацию за использование личного транспорта. Но в расходы можно включить их только в пределах установленных правительством норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). То же самое касается пенсионных взносов, взносов на травматизм и НДФЛ. Если сумма компенсации больше, чем положено, в расходы сумму превышения включить нельзя, и придется заплатить зарплатные налоги.

Компенсации за использование личного оборудования

Кроме автомобилей сотрудники могут использовать в работе еще множество видов собственного имущества (например, станки, компьютеры, сканеры, принтеры, телефоны, факсы, мобильные телефоны, сим-карты и т. д.).

Налог на прибыль. Нормы возмещения за использование такого личного имущества законодательством не установлены. Поэтому размер компенсации должен определяться по соглашению сторон (ст. 188 ТК). Его нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Такие выводы подтверждает, в частности, письмо Минфина от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61, в котором сказано, что суммы компенсаций, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта) для выполнения служебного задания, можно учесть для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

В то же время главный критерий такой компенсации — экономическая целесообразность расходов. Так, Минфин в письме от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 (с полной версией этого документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс) предложил при определении размера компенсации за использование надомником собственных инструментов и механизмов исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением правительства от 1 января 2002 г. № 1).

Для тех видов инструментов и механизмов, которые не указаны в амортизационных группах, нужно исходить из срока их полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей. В остальных случаях размеры компенсаций за использование личного имущества должны соответствовать экономически обоснованным затратам, исходя из фактического использования инструментов и механизмов для целей трудовой деятельности.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм, НДФЛ с сумм таких компенсаций начислять не нужно.

Документы, которые необходимы для выплаты компенсаций за использование имущества:

  1. дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества в служебных целях, в котором нужно указать:
    • наименование используемого имущества,
    • технические характеристики,
    • нормы интенсивности использования имущества (в соответствии с технической документацией),
    • период использования имущества,
    • кто несет расходы по эксплуатации и ремонту,
    • размер компенсации и порядок выплаты,
    • условия прекращения дополнительного соглашения;
  2. документы о праве собственности сотрудника на используемое имущество (например, кассовые и товарные чеки на покупку, товарные накладные, гарантийные талоны);
  3. приказ о выплате компенсации;
  4. расчет компенсации (суммы возмещения за износ в соответствии со сроком эксплуатации имущества, затраты на обслуживание, например стоимость картриджей для принтера и т. п., подтверждающие затраты документы — чеки кассовые и товарные, накладные и т. п.).

Логично предположить, что, если сотрудник в течение месяца отработал не все рабочие дни, сумму компенсации нужно пересчитать пропорционально отработанному времени.

В бухгалтерском учете суммы компенсаций относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н). Разницы между суммами компенсаций в налоговом и бухгалтерском учете нужно учитывать в соответствии с положениями ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 г. № 114н).

УСНО. Перечень расходов, предусмотренный для упрощенцев пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса, является закрытым. Расходы на выплату компенсаций за использование личного имущества в служебных целях (кроме легковых автомобилей и мотоциклов) здесь не указаны. Значит, и учесть их при налогообложении нельзя.

Но можно пойти на хитрость: учесть такие затраты как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК). В этом случае придется начислять пенсионные взносы, взносы на травматизм и НДФЛ.

Аренда транспорта с экипажем

Гораздо больший простор действий дает при использовании сотрудником транспортных средств договор аренды с работодателем. Неудобство для фирмы здесь в том, что придется оформлять путевые листы, следить за нормой расхода топлива.

Гражданским кодексом предусмотрены две формы аренды транспортного средства: с экипажем и без экипажа. От того, какой вариант вы выберете, зависит и то, какие расходы можно учесть.

Особенности взаимоотношений в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем установлены статьями 632–641 Гражданского кодекса. В этом случае управлять транспортным средством может только сам работник — владелец. Содержать в надлежащем состоянии, включая его текущий и капитальный ремонт, страховать транспортное средство должен также сам работник. Фирма несет расходы на ГСМ и другие, связанные с его коммерческой эксплуатацией.

Преимущество такого варианта для работника состоит в том, что управлять автомобилем он будет только сам. Для фирмы — в том, что расходы на ремонт и страхование, то есть весьма существенные статьи расходов, будет нести сам работник. Арендная плата по такому договору состоит из двух частей: платы за пользование транспортом и вознаграждения работнику за управление транспортом.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы можно в полном объеме учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). То же самое касается расходов на ГСМ и прочих эксплуатационных затрат.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм. ЕСН и пенсионные взносы нужно начислять только с сумм вознаграждения за управление транспортом (п. 1 ст. 236 НК). Однако обратите внимание, что в соответствии с пунктом 3 статьи 238 Налогового кодекса ЕСН в части ФСС на эти суммы начислять не нужно (см. также письмо Минфина от 26 января 2007 г. № 03-04-06-02/11).

Та часть арендной платы, которая относится к оплате за пользование транспортом, ЕСН не облагается. Не нужно начислять и взносы на травматизм.

НФДЛ. Со всей суммы арендной платы нужно удержать НДФЛ и уплатить в бюджет (ст. 226 НК). Если же удержать налог невозможно, то фирма должна сообщить об этом в налоговую.

Аренда транспорта без экипажа

Об этом виде аренды сказано в статьях 642–649 Гражданского кодекса. Поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт, нести расходы на содержание, страхование, включая ОСАГО, добровольное страхование, расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, должна фирма-арендатор.

Для работника здесь выгодно то, что все расходы несет фирма. Однако важно не забывать: фирма вправе управлять транспортным средством своими силами, то есть формально может доверить его любому водителю. Кроме того, важно в договоре аренды прописать, может ли фирма сдавать транспорт в субаренду и необходимость согласия на это арендодателя. Некоторым образом обезопасить сотрудника можно, прописав в полисе ОСАГО только одного водителя — владельца.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы, все расходы на содержание транспорта (ГСМ, ремонт, страхование и т. д.) можно включить в расходы при расчете налога на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Это подтверждает и Минфин (см., например, письмо от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Нельзя учитывать расходы на техосмотр — это затраты самого владельца.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм с суммы арендной платы в этом случае платить не нужно (ст. 236 НК).

НДФЛ нужно удержать и уплатить в бюджет со всей суммы арендной платы.

Документы, необходимые для оформления договора аренды транспортно средства:

    документы о праве собственности на транспортное средство:

  • свидетельство о регистрации транспортного средства,
  • ПТС,
  • копия доверенности (если работник управляет по доверенности),
  • водительское удостоверение;
  • приказ о норме расхода топлива (желательно также копии технической документации на транспортное средство, где будут указаны эти нормы);
  • дополнительное соглашение к трудовому договору о передаче в управление сотруднику транспортного средства;
  • договор о материальной ответственности.
  • В должностной инструкции и трудовом договоре должно быть указание на разъездной характер работы.

    Аренда прочего имущества

    Арендные отношения между сотрудником и фирмой регулируются статьями 606–625 Гражданского кодекса. При заключении договора аренды необходимы:

    1. документы, подтверждающие право собственности на имущество (например, свидетельство о собственности, кассовые и товарные чеки на покупку, товарные накладные, гарантийные талоны);
    2. данные, позволяющие идентифицировать арендуемое имущество (например, серийный номер, номера составных частей или механизмов);
    3. госрегистрация договора аренды (при аренде недвижимости сроком 12 месяцев и более);
    4. акт приема-передачи имущества.

    Обратите внимание, что если в договоре не указано иное, то обязанность поддерживать имущество в исправном состоянии, проводить текущий ремонт, нести текущие расходы по содержанию должна фирма-арендатор. А вот проводить капитальный ремонт — обязанность арендодателя (ст. 616 ГК).

    Можно договориться об удобном порядке арендных выплат (ст. 614 ГК): варьировать сроки и суммы платежей, предусмотреть денежную или натуральную форму оплаты.

    Стоимость арендованного имущества не забудьте отразить на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в размере, указанном в договоре аренды.

    Налог на прибыль. Сумму арендной платы, все расходы на содержание арендуемого имущества можно включить в расходы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК).

    ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм с суммы арендной платы в этом случае платить не нужно (ст. 236 НК).

    НДФЛ нужно удержать и уплатить в бюджет со всей суммы арендной платы.

    УСНО. Затраты на аренду как транспортных средств, так и любого иного имущества упрощенцы могут учесть в расходах (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК).